Kişisel Verilerin Korunması
KVKK BİLGİLENDİRME
S.S. Zuğa Çağdaş Eğitim Kooperatifi
Kişisel Verilerin Korunması, Veri Güvenliği Politikası
1. AMAÇ
S.S. Zuğa Çağdaş Eğitim Kooperatifi olarak kişisel verilerin korunmasına büyük önem vermekteyiz. Bu kapsamda kooperatif üyeleri ve/veya okulları ve/veya yurtları ve/veya çalışanlarına, öğrencilerine, velilerine, ziyaretçilerine, sponsorlarına, iş ortaklarına, yetkililerine, aday çalışanlarına, stajyerlerine, tedarikçilerine, işbirliği içinde çalıştığı kurumların/sponsorların/tedarikçilerin çalışanlarına ve yetkililerine, üçüncü kişilere ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişilere (bundan sonra sayılan bu kişiler bir arada “İlgili Kişi” ya da “İlgili Kişiler” olarak alınacaktır) ait kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde işlenmesine ve korunmasına özen gösteriyoruz.
İşbu S.S. Zuğa Çağdaş Eğitim Kooperatifi Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası (Politika), Kooperatifimizin faaliyetlerini yürütürken işleyeceği kişisel verilerin başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) olmak üzere diğer ilgili mevzuat hükümlerine ve hukuka uygun olarak işlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. Bunun yanında Politika, kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde işlenmesinin bir politika haline getirilmesini ve İlgili Kişiler’i Kooperatifimizin işlediği kişisel veriler hakkında bilgilendirerek şeffaflığın sağlanmasını amaçlamaktadır. Bu kapsamda Politika’da ayrıntılı olarak açıklandığı üzere olarak kişisel verileri aşağıdaki ilkeler ve kurallar çerçevesinde işliyoruz:
• KVKK’nin 4. maddesi uyarınca kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte, Kooperatifimiz bünyesinde hem fiziki hem de elektronik ortamlarda doğru ve güncel olarak tutulmakta, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir.
• KVKK’nin 12. maddesinde düzenlenen gerekli idari ve teknik tedbirleri alınmaktadır.
• İlgili Kişiler, Anayasa’nın 20. ve KVKK’nin 10. maddelerine uygun olarak kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, İlgili Kişiler’in KVKK’nin 11. maddesi kapsamındaki hakları konusunda aydınlatılmakta ve bilgilendirilmektedir.
• Anayasa’nın 20. ve KVKK’nin 5. maddeleri uyarınca gerekmesi halinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin İlgili Kişiler’in açık rızaları alınmaktadır.
• Şirketimiz, KVKK’nin 6. maddesi uyarınca özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti göstermektedir.
• Şirketimiz bünyesinde İlgili Kişiler’in KVKK’nin 11. maddesi kapsamında düzenlenen haklarını kullanabilmesi için gerekli yöntemler kurulmaktadır.
• Şirketimiz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda yurtiçinde ya da yurtdışında bulunan üçüncü kişilere aktarılmasında, mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranmaktadır.
• KVKK’nin 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda Kooperatifimiz, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileri re’sen ya da İlgili Kişinin talebi üzerine silmekte, yok etmekte ya da anonim hale getirmektedir. Bu kapsamda Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası hazırlamıştır.
2. KAPSAM
Politika, İlgili Kişiler’e ilişkin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar. Kişisel verilerin kooperatif tarafından başlıca işlenme yöntemleri Okulları, Yurtları, etüt merkezleri, basılı evrak, telefon, internet sitesi, online hizmetler, e-mail, sosyal medya ve benzeri vasıtalar ile sözlü, yazılı ya da elektronik platformlardır.
3. UYGULAMA VE YÜRÜRLÜK
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması öncelikle KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde düzenlenecektir. Mevzuat hükümleri zaman içinde değişikliğe uğrayabileceği için Kooperatifimiz zaman zaman Politika’da değişiklikler yaparak Politika’yı güncelleyebilir. Kooperatif olarak yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında herhangi bir uyumsuzluk olması halinde, yürürlükteki mevzuatın uygulanacağını kabul ederiz.
4. VERİ GÜVENLİĞİ
Kooperatifimiz, KVKK’nin 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin hukuka uygun bir şekilde korunmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda gerekli denetimleri KVKK’nin 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Kooperatifin iç işleyişi kapsamında tespit edilen uygunsuzluklar konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
Kooperatifimiz, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede İlgili Kişi’ye ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi kurmuş ve faaliyete geçirmiştir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilir.
Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, bu verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ve kişisel verilerin hukuka uygun muhafazasını sağlamak için alınan başlıca teknik ve idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
• Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için yapılacak teknolojik yatırımlar bu yatırımların maliyetleri belirlenerek planlanmıştır.
• Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için uygun yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak tedbirler konularında bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
• Kooperatif bünyesinde işlenen kişisel verilerin analizi ve KVKK’ya uyum için alınması gereken aksiyonlarla ilgili bir komite kurulmuş, kooperatif bünyemizde yer alan avukatlarla birlikte KVKK idari yükümlülükler, veri analizi, veri sadeleştirme, süreçlerine ilişkin çalışmalar başlatılmıştır.
• Kooperatifimizin yürütmüş olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilmiş, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler detaylı ve süreç bazlı bir kişisel veri envanterine yansıtılmıştır. İşlenen kişisel verilerin güncellenmesi durumunda envanterin de güncelleneceği aksiyonu alınmıştır.
• Söz konusu envanter çerçevesinde hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için Kooperatif genelinde çalışmalar başlatılmış, Kooperatif belgeleri KVKK açısından incelenerek bu belgeler üzerinde gerekli değişiklikler yapılmış ve eksik olan belgeler hazırlanmıştır.
• Yukarıdaki tedbirlerin denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için kurum içi politikalar hazırlanmıştır.
• Envanterde yer alan hukuki gerekliliklere uygun olarak kurum içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
• Kooperatifimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• Öğrencilerimizin, Velilerimizin ve Ziyaretçilerimizin kişisel verileri işlenmeden önce KVKK’ye uygun bir şekilde aydınlatılmaları ve açık rızalarının alınması süreci oluşturulmuştur.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz kooperatifimizin faaliyetleri; çalışan işe alım, hizmet sözleşmesi ve işten çıkış süreçleri, kooperatife ait eğitim ve yurt kurumlarının eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında, kayıt kabul sınavlarında, yurtiçi ve yurtdışı yarışma ve proje başvurularında, Kooperatifimizin ve eğitim kurumlarımızın internet sitesini kullanırken veya sitede bulunan iletişim kutucuğu vasıtası ile mesaj gönderme faaliyetlerinde, Kooperatifimizi ve diğer web sitelerine yapılan yazılı/dijital başvurular, telefon görüşmeleri, e-mail yazışmaları, organizasyonlar dahil olmak üzere destek hizmeti kuruluşları gibi Kooperatifimiz veya Kooperatifimizin temsil yetkisi bulunan kuruluş ve kişilerin sizlerle iletişime geçtiği veya ileride iletişime geçebileceği kanallar aracılığıyla ilgili mevzuatın ve yapılan anlaşmaların izin verdiği ölçüde ve çizdiği sınırlar dahilinde, hukuken zorunlu olduğu durumlarda onayınız da alınarak toplanmaktadır.
Bu yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında Politika’nın bu maddesinde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
Kooperatifimiz, KVKK’nin 10. maddesine ve Aydınlatma Tebliği hükümlerine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında İlgili Kişiler’i aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Kooperatifimiz, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile İlgili Kişiler’in KVKK madde 11 kapsamında sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. Kooperatifimiz, KVKK madde 10’a uygun olarak aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hangi İlgili Kişi gruplarının kişisel verilerini işlediğini, İlgili Kişi’nin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini İlgili Kişiler’e bildirmektedir
Kişisel verilerin işlenme şartlarından bir diğeri ise İlgili Kişi’nin açık rızasıdır. Kooperatifimiz, açık rıza alınması gereken durumlarda İlgili Kişi’ye açık rızasını belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklama fırsatı sunmaktadır.
Kooperatifimiz, kural olarak kişisel verilerin işlenmesi için İlgili Kişiler’in açık rızalarını yazılı olarak almaktadır. Ancak KVKK madde 5/2 veya madde 6/3’te belirtilen kişisel veri işleme şartlarından herhangi birinin varlığı durumunda İlgili Kişiler’in açık rızası aranmamaktadır. Bu şartlar aşağıda detaylıca anlatılmaktadır.
a) KANUNLARDA ÖNGÖRÜLMESİ
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilgili faaliyetin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel veri, İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn. 4857 sayılı İş Kanunu’nda yer alan özlük dosyasının oluşturulması için çalışandan istenen belgeler, MEB kanunca öğrenci ve veliden istenen belgeler)
b) FİİLİ İMKANSIZLIK SEBEBİYLE İLGİLİ KİŞİ’NİN AÇIK RIZASININ ALINAMAMASI
Kooperatifimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının İlgili Kişi ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da İlgili Kişi’nin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması halinde kişisel veri İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn. Kaza geçiren çalışanın veya öğrencinin kan grubu bilgisinin işyeri hekimi ile paylaşılması)
c) SÖZLEŞMENİN KURULMASI VEYA İFASIYLA DOĞRUDAN İLGİLİ OLMASI
Kişisel verilerin Kooperatifimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması durumunda kişisel veri, İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn. Teslimat yapılması için gerçek kişinin adres bilgilerinin kaydedilmesi,)
d) HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜ YERİNE GETİRMESİ
Kişisel verilerin işlenmesinin Veri Sorumlusu konumunda bulunan Kooperatifimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde kişisel veri, İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn: Maaş bordrosu düzenlemek amacıyla çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi, karne düzenlenebilmesi amacıyla öğrencilerin kişisel verilerinin işlenmesi)
e) İLGİLİ KİŞİ’NİN KİŞİSEL VERİSİNİ ALENİLEŞTİRMESİ
Kişisel verilerin İlgili Kişi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Kooperatifimiz tarafından İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn. Kişinin, acil durumlarda ulaşılması için iletişim bilgisini ilan etmesi)
f) BİR HAKKIN TESİSİ VEYA KORUNMASI İÇİN VERİ İŞLEMENİN ZORUNLU OLMASI
Kişisel veri işlemenin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde kişisel veri İlgili Kişi’nin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
(Örn. İspat niteliğini haiz kişisel verilerin – sözleşmenin, faturanın vb.- yasal zamanaşımı süresi boyunca saklanması ve gerekmesi halinde kullanılması)
g) KURUMUN MEŞRU MENFAATİ İÇİN KİŞİSEL VERİ İŞLEMENİN ZORUNLU OLMASI
İlgili Kişi’nin hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Kooperatifimizin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde İlgili Kişi’nin kişisel verileri işlenebilecektir.
(Örn. Çalışan bağlılığını artıran ödül ve primler uygulanması amacıyla çalışan performansına ilişkin kişisel veri işlenmesi)
6. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARIMIZ
Kooperatifimiz, kişisel verileri; yürüttüğümüz eğitim öğretim faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi; Kooperatifimiz ve Ş Kooperatifimizle iş ilişkisi içerisinde olan İlgili Kişiler’in hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini; Kooperatif’in ticaret ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası; Kooperatifimiz tarafından sunulan hizmetlerden İlgili Kişiler’i faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi; insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) işlemektedir.
• Kooperatif faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Eğitim öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• MEB mevzuatına uyum,
• Kurumsal iletişimin planlanması ve icrası,
• İnsan Kaynakları ve iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Kooperatifimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
• Kooperatif yenilikleri ve faaliyetlerinden sizi haberdar edebilmek,
• İnternet sitemizde yer alan e-posta adreslerimiz üzerinden gönderdiğiniz bilgileriniz üzerinden sizinle iletişime geçilmesi,
• Hizmetlerimiz karşılığı faturalandırma ve diğer muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
• İş süreçlerinde güvenliğin ve planlı periyodik iç denetim faaliyeti gibi gerekli görülen denetimlerin sağlanması,
• Kooperatif merkezinin ve kurumlarının bina güvenliğinin sağlanması,
• Kooperatifimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
• Talep ettiğiniz hizmetin sunulması,
• Kooperatifimizin hukuki süreçlerinin yürütülmesi,
• Sözleşmesel süreçlerin yönetilmesi ve sözleşmesel yükümlülüklerin ifa edilmesi,
• İşyeri kurallarının uygulanması ve denetimi,
• Hizmetlerimize ilişkin teklif sunulması,
• Hizmetlerimizden duyduğunuz memnuniyetin ölçülmesi ve bu doğrultuda hizmetlerimizin geliştirilmesi, risk yönetimi Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim, stratejik planlama ve bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası; iş sürekliliğin sağlanması,
• Finans, iletişim, pazar araştırması ve satın alma operasyonlarımızın yürütülmesi,
• Kooperatif içi sistem ve uygulama yönetimi operasyonlarının sürdürülmesi,
• Tedarikçilerimiz ve diğer iş ortaklarımız ile ilişkilerin yönetilmesi,
• Organizasyonlarda fotoğraf ve video çekimi yapılması, pazarlama faaliyetlerinin yönetilmesi, basın bülteni yayınlanması, organizasyon katılımcılarının kayıtlarının oluşturulması,
• Mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Sosyal Güvenlik Kurumu gibi kamu kurum ve kuruluşları nezdindeki süreçlerin yönetilmesi,
• Koperatif kurumlarının personel temin süreçlerine destek olunması,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
• Suistimal ve yetkisiz işlemlerin izlenmesi ve engellenmesi.
Yukarıdaki amaçlar doğrultusunda, kooperatifimizce yürütülen faaliyetlerin ve süreçlerin büyük bir bölümünün KVKK madde 5/2 ve madde 6/3 kapsamına girdiği ve dolayısıyla İlgili Kişiler’in açık rızasını gerektirmediği görülmektedir. Ancak yürütülen faaliyetlerin ya da süreçlerin bu kapsama girmemesi halinde İlgili Kişiler’in açık rızası alınmaktadır.
7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi ve kanundan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerektiği ölçüde ve bu amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla; Kooperatifimizin sunduğu hizmetin ifası için işbirliği içinde olduğumuz ve hizmet aldığımız tedarikçilerimizle, sponsorlarımızla, iş ortaklarımızla (eğitim teknolojileri desteği sunan firmalar, servis hizmeti sağlayan firmalar, yemek hizmeti sağlayan firmalar, teknik destek hizmeti sağlayan yazılım firmaları, denetim hizmeti sunan firma, elektronik ticaret hizmeti sunan firma, reklam ajansları, araç kiralama şirketi vb.), Sosyal Güvenlik Kurumu, Milli Eğitim Bakanlığı, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, Nüfus Genel Müdürlüğü, ilgili diğer resmi kurum ve kuruluşlar, mahkemeler, yetki vermiş olduğunuz temsilcileriniz, bağlı olduğunuz ve/veya çalışmakta olduğunuz kurum, avukatlar, vergi danışmanları ve denetçiler de dâhil olmak üzere danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ve resmi merciler, Türkiye’de mukim kooperatif ve kooperatifin kurumları ile paylaşılabilecektir.
Kişisel Verileriniz depolanıp muhafaza edilebilecek, eğitim öğretim başarısının takibi, pazar araştırması, finansal ve operasyonel süreçler ile pazarlama faaliyetleri gereği sınıflandırılabilecek, değişik periyotlarda güncellenebilecek ve mevzuatın elverdiği ölçüde, yasalar çerçevesinde ve gizlilik esasları kapsamında hizmetin gerektirdiği 3. Kişiler ve/veya tedarikçiler ve/veya hizmet sağlayıcıları ve/veya bağlı bulunduğumuz yabancı hissedarlarımıza devredilebilecek, bağlı olduğumuz politikalar uyarınca ve diğer otoritelerce öngörülen nedenlerle bilgi aktarılabilecek, depolanabilecek, raporlamak suretiyle işlenebilecek elektronik veya kağıt ortamında işleme dayanak olacak şekilde kayıt ve belge düzenlenebilecek, KVKK’nin kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin 8. maddesi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin 9. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Kooperatifimiz, KVKK madde 5/2 ve madde 6/3’te yer alan şartların sağlanması halinde, KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri İlgili Kişi’nin açık rızası olmaksızın aktarabilmektedir.
Kişisel bilgileriniz her zaman gizlilik içinde işlenecek ve verilerin paylaşılmasına yazılı ya da elektronik olarak rıza göstermediğiniz veya KVKK madde 5/2 altında yer alan sebepler mevcut olmadığı ya da yasal olarak zorunluluğumuz bulunmadığı sürece adımıza hareket etmeyen üçüncü taraflarla paylaşılmayacaktır.
8. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Kooperatifimiz kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri KVKK ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklamaktadır. Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, Kurumumuza ve/veya tedarikçilerimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilerek, hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre belirtilmemişse kişisel veriler aşağıdaki kriterler göz önüne alınarak belirlenen süre boyunca saklanmakta ve bu sürenin ardından imha edilmektedir:
• İlgili veri kategorisinin işlenme amacı kapsamında veri sorumlusunun faaliyet gösterdiği sektörde genel teamül gereği kabul edilen süre,
• İlgili veri kategorisinde yer alan kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre,
• İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak veri sorumlusunun elde edeceği meşru menfaatin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak geçerli olacağı süre,
• İlgili veri kategorisinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre,
• Belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verileri saklamak zorunda olduğu süre,
• Veri sorumlusu tarafından, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresi
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirketin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Kooperatifimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
9. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Silme, yok etme ve anonimleştirme yükümlülüğü
Türk Ceza Kanunu madde 138, KVKK madde 7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik madde 7 uyarınca, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kooperatifimizin kendi kararına istinaden veya İlgili Kişi’nin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Politika’da silme, yok etme ve anonim hale getirme kavramları, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’te yer alan tanımlar çerçevesinde kullanılmaktadır. Bu kapsamda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası hazırlanmıştır.
Kooperatifimizin KVKK madde 5/2 uyarınca kişisel verileri muhafaza etme hak ve/veya yükümlülüğü olan hallerde İlgili Kişi’nin imha talebini yerine getirmeme hakkı saklıdır.
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında kooperatif; KVKK, ikincil mevzuat ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Kooperatifimiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
KVKK madde 28 uyarınca; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tarz işlemeler KVKK kapsamı dışında olup bu kişisel veriler için İlgili Kişi’nin açık rızası aranmayacaktır.
10. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
Kooperatifimiz KVKK’nin 10. maddesine uygun olarak İlgili Kişi’nin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda İlgili Kişi’ye yol göstermektedir ve Kooperatifimiz, İlgili Kişiler’in haklarının değerlendirilmesi ve İlgili Kişiler’e gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’in 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir
a) İlgili Kişiler’in Hakları
İlgili Kişiler aşağıda yer alan hakları haizdir:
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
b) İlgili Kişi’nin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
İlgili Kişiler, KVKK madde 28 uyarınca aşağıdaki haller KVKK kapsamı dışında tutulduğundan, İlgili Kişiler bu konularda KVKK madde 11’de sayılan haklarını ileri süremezler:
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVKK’nın 28/2 maddesi uyarınca; aşağıda sıralanan hallerde İlgili Kişiler zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, KVKK madde 11’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• İlgili Kişi’nin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
c) İlgili Kişi’nin Haklarını Kullanması
İlgili Kişiler KVKK madde 11’de yer alan haklarına ilişkin taleplerini aşağıda belirtilen yöntemle Kooperatifimize ücretsiz olarak iletebileceklerdir: